CÓMO PUEDE REFLEJARSE UNA CUENTA POR PAGAR EN UN REPORTE DE UNA EMPRESA

Toda obligación contraída por una empresa, luego de adquirir bienes o servicios, es reportada a manera de una cuenta por pagar.  Este elemento es de suma importancia para controlar las finanzas de cualquier emprendimiento, ya que nos permite poder verificar si efectivamente hay un balance entre lo que se gasta y el flujo de ingresos que entra.

Si hacemos de las cuentas por pagar un documento oficial, tendríamos que incluir algunos aspectos que son los que nos permiten realizar el seguimiento de los pagos de estas deudas, tenemos por ejemplo la información del proveedor con quien se ha contraído la obligación, lo que ha originado la obligación, el valor total de la factura y finalmente el plazo estipulado para pagarla.

Hay que tener en cuenta que el plazo del pago de estas facturas hay que cumplirlo, porque de lo contrario estaremos expuestos a pagar sobrecargos por mora o ser sancionados por el incumplimiento.

A nivel de la información y de los documentos que se producen en las empresas, hay diferentes formas de evidenciar las cuentas por pagar, entre los que destacamos los reportes de cuentas, las conciliaciones, los reportes de actividades y los historiales de pagos.  Vamos entonces a desarrollar un poco cada uno de estos documentos.

1. Reportes de cuentas

Los reportes de las cuentas por pagar, como su nombre lo indica, son registros detallados de períodos determinados, sobre el estado de las obligaciones contraídas con los acreedores.  Generalmente este tipo de reportes es actualizado mensualmente, de manera que se pueda evidenciar nuevas entradas y el movimiento de las antiguas cuentas por pagar.  De hecho en este tipo de reportes se puede reflejar los pagos mas frecuentes como son prestamos, servicios públicos, alquiler de equipos etc.

2. Conciliación de cuentas

La conciliación de cuenta permite reflejar todo lo relativo a los pagos, que son realizados en un período de tiempo determinado.  Para el empresario esta información le permitirá verificar que efectivamente se vienen realizando los pagos correspondientes a esas deudas, ya que este informe de conciliación muestra cuales pasivos se encuentran abiertos aún, que son a los que se debe realizar especial seguimiento.

3. Reporte de actividades

El reporte de actividades es un informe que permite contrastar la información de los pagos realizados, con los comprobantes emitidos por los conceptos de esos pagos.  Este tipo de reporte permite realizar determinados filtros o criterios para lograr un mayor nivel de detalle sobre la información que se busca.

4. Historial de pagos realizados

A través del historial de pagos es posible conocer la totalidad de gastos efectuados por una empresa en un período de tiempo determinado.  La mayor utilidad de este reporte es, sin lugar a dudas, el poder hacer seguimiento y control de los presupuestos establecidos para el funcionamiento de una empresa.

Quisiera concluí esta síntesis del tema, resaltando la importancia de estos documentos, ya que en esencia, esta información objetividad mucho mas la capacidad de decisión, especialmente aquella que esta mas relacionada con los gastos generales de una empresa y de como, estos afectan las finanzas, cuando superan los flujos de ganancia.  Esperamos que puedan encontrar interesante y útil esta lectura.

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